Toegang tot MijnDiAd bij overlijden/ praktijkbeëindiging

Het is mogelijk om een noodcontactpersoon aan te wijzen binnen MijnDiAd. Deze persoon kan toegang krijgen mocht de praktijkeigenaar overlijden of niet meer in staat zijn cliëntzorg te bieden.

Gebruiker voor noodtoegang aanmaken

Ga naar Instellingen > Algemeen > Gebruikers / Rechten en klik op de tab Gebruikers.
Voeg de gebruiker toe (sla deze stap over als de gebruiker al bestaat) door te klikken op '+ Gebruiker toevoegen'. Als deze persoon alleen bij noodgevallen inlogt in MijnDiAd, kies dan als rol 'Assistent'.
Nadat je de gebruiker hebt toegevoegd: klik op 'Wijzig'.
Vink 'Verleen toegang bij overlijden praktijkeigenaar' aan en klik op 'Opslaan'.
Wanneer je wilt dat deze persoon alleen toegang heeft bij overlijden dan kun je het account deactiveren door op 'Wijzig' te klikken en de knop 'Deactiveer account' te gebruiken. (Deze staat boven 'Verleen toegang bij overlijden praktijkeigenaar'.)

Toegang krijgen

Er zijn twee opties:

Account is geactiveerd: Persoon kan altijd zelf inloggen. Zorg dat je afspreekt wanneer dit is toegestaan.
Account is gedeactiveerd: Persoon kan contact opnemen met MijnDiAd met bewijs van overlijden (of bewijs van een andere situatie waardoor praktijkeigenaar niet meer in staat is cliëntzorg te verlenen). MijnDiAd controleert de gegevens en zal het account activeren.

Als er géén noodcontactpersoon is aangewezen

Soms overlijdt een praktijkeigenaar of stopt de praktijk zonder dat er vooraf een noodcontactpersoon is ingesteld. MijnDiAd kan dan niet zomaar gegevens of toegang verstrekken, ook niet aan een collega of familielid. Wij zijn medeverantwoordelijk voor rechtmatige vrijgave en toetsen elk verzoek aan de WGBO, het beroepsgeheim en de AVG.

Wat we niet doen: gegevens delen met iemand die niet als gebruiker/waarnemer is geregistreerd; vertellen wie er in het systeem staat; toegang verlenen op enkel een telefonisch of e-mailverzoek.

Wat is nodig om verder te kunnen kijken

Toegang of overdracht kan alleen aan een zorgverlener met beroepsgeheim (collega/waarnemer), niet aan een nabestaande zelf. Wij hebben één van deze documenten nodig:

Een waarnemingsovereenkomst, ondertekend door de waarnemend therapeut én de praktijkeigenaar.
Een draaiboek of verklaring van de praktijkeigenaar (bijv. via het testament) waarin staat welke zorgverlener de overdracht regelt.

Ook dan toetst MijnDiAd of vrijgave wettelijk is toegestaan.

Ontbreken 1 én 2? Dan geeft MijnDiAd op eigen initiatief niets vrij. De dossiers vallen nog onder de bewaarplicht, dus iemand met beroepsgeheim moet het beheer formeel overnemen. De aanvrager wordt verwezen naar de partij die dat kan legitimeren: de beroepsvereniging/koepel (RBCZ/SCAG) kan een opvolger aanwijzen of bemiddelen; de erfgenamen of executeur kunnen het dossier niet zelf inzien, maar wél een zorgverlener met beroepsgeheim opdracht geven het beheer over te nemen. Toegang gaat pas open na onderbouwing (bijv. executeursverklaring met opdracht aan die zorgverlener, of aanwijzing van de beroepsvereniging) en uitsluitend naar die zorgverlener.

Advies aan de aanvrager

Neem contact op met de beroepsvereniging van de therapeut voor de juiste stappen; MijnDiAd toetst daarna altijd zelf of vrijgave wettelijk mag. Onbekend bij welke vereniging? Dit staat meestal op de praktijkwebsite, of de boekhouder weet het vaak.

Overdracht van dossiers

Volgens het RBCZ-protocol regelt een therapeut idealiter vooraf via een draaiboek naar welke collega de dossiers overgaan. De overnemende therapeut neemt in beginsel ook de gesloten dossiers over en tekent voor ontvangst. Cliënten worden schriftelijk geïnformeerd en kunnen kiezen voor overdracht, een eigen kopie of vernietiging.

Bewaarplicht dossiers

Voor dossiers onder de WGBO geldt een bewaartermijn van 20 jaar, in de praktijk gerekend vanaf het einde van de behandeling (voor minderjarigen vanaf het 18e jaar). De termijn kan langer zijn als goed hulpverlenerschap dat vergt. Let op: niet elke complementaire behandeling valt onder de WGBO; dan kan een andere termijn gelden.

Meer informatie

RBCZ – Hantering Dossier voor RBCZ-sectoren Medisch sociaal en Psychosociaal (link).
KNMG / Patiëntenfederatie Nederland – Handreiking Inzage in medische dossiers door nabestaanden (met stroomschema's).