E-mail inplannen
Hieronder kun je de stappen lezen voor het inplannen van het versturen van e-mails aan je cliënten.
1. E-mailsjabloon aanmaken
- Maak een e-mailsjabloon aan via Instellingen > Communicatie > E-mailinstellingen.
- Klik op Sjablonen > Sjabloon toevoegen.
- Maak het e-mailsjabloon. Gebruik placeholders via de knop '+ Gegevens invoegen' om bijvoorbeeld de naam van de cliënt automatisch in te laten voegen.
- Klik op 'Opslaan' om het e-mailsjabloon op te slaan.
2. E-mail inplannen
In een cliëntdossier een losse e-mail inplannen:
- Open een cliëntdossier en klik onderin op de tab Taken.
- Klik op 'Cliëntactie toevoegen'.
- Geef de actie een naam. Vul bij Notificatiedatum de datum in waarop de e-mail verzonden moet worden.
- Selecteer het e-mailsjabloon en pas de e-mail eventueel aan. Koppel indien gewenst een formulier dat de cliënt in kan vullen.
- Klik op 'Opslaan' om de e-mail in te plannen. De e-mail wordt op de ingestelde datum om 10.30 automatisch verstuurd.
3. Automatisch e-mails inplannen op basis van acties
Met deze optie kun je automatisch een e-mail laten inplannen op basis van een actie. Zo kun je bijvoorbeeld standaard 6 maanden nadat de cliënt op inactief is gezet een e-mail laten versturen. Op basis van de volgende triggers kunnen er acties gepland worden:
- Nieuwe cliënt aangemaakt
- Cliënt op actief gezet
- Cliënt op inactief gezet
- Cliënt geen afspraak heeft gehad
- Voorafgaand aan een consult
- Consult heeft plaatsgevonden
- Voorafgaand aan een workshop
- Workshop heeft plaatsgevonden
- Voorafgaand aan het eerste consult/workshop van een traject
- Consult/workshop van traject heeft plaatsgevonden
Automatische actie aanmaken
- Klik op Instellingen > Dossier > Cliënt instellingen.
- Klik rechts op 'Taken / Cliëntacties automatisch inplannen' --> 'Automatische actie toevoegen'.
- Selecteer 'E-mail inplannen'.
- Stel het moment in en klik op Volgende.
- Maak de actie voor het versturen van een mail aan of selecteer een actiesjabloon als deze al is aangemaakt.
- Klik op 'Opslaan'.
In dit voorbeeld wordt er nu 1 week nadat de cliënt op inactief is gezet automatisch een e-mail gestuurd. Deze ingeplande e-mails zijn in het cliëntdossier onder de tab Taken terug te vinden.