Automatisch e-mails inplannen op basis van acties
Met deze optie kun je automatisch een e-mail laten inplannen op basis van een actie. Zo kun je bijvoorbeeld standaard zes maanden nadat de cliënt op inactief is gezet een e-mail laten versturen. Op basis van de volgende triggers kunnen er acties gepland worden:
- Nieuwe cliënt aangemaakt
- Cliënt op actief gezet
- Cliënt op inactief gezet
- Cliënt geen afspraak heeft gehad
- Voorafgaand aan een consult
- Consult heeft plaatsgevonden
- Voorafgaand aan een workshop
- Workshop heeft plaatsgevonden
- Voorafgaand aan het eerste consult/workshop van een traject
- Consult/workshop van traject heeft plaatsgevonden
Indien een consult of workshop niet doorgaat wegens annulering of afwezigheid van de cliënt, zal er geen e-mail worden verzonden. De reden hiervan wordt vermeld in de taakomschrijving.
1. E-mailsjabloon aanmaken
- Maak een e-mailsjabloon aan via Instellingen -> Communicatie -> E-mail instellingen.
- Klik op Sjablonen -> Sjabloon toevoegen.
- Maak het e-mailsjabloon. Via de knop '+ Gegevens invoegen' kun je bijvoorbeeld de naam van de cliënt automatisch in te laten voegen.
- Klik op 'Opslaan' om het e-mailsjabloon op te slaan.
2. E-mail automatisch inplannen
- Klik op Instellingen -> Dossier -> Cliënt instellingen.
- Klik rechts op 'Taken / E-mail automatisch inplannen' -> 'Automatische actie toevoegen'.
- Selecteer 'E-mail inplannen'.
- Stel het moment in en klik op Volgende.
- Selecteer een e-mailsjabloon.
- Klik op 'Opslaan'.
In dit voorbeeld wordt er nu 1 week nadat de cliënt op inactief is gezet automatisch een e-mail gestuurd. Deze ingeplande e-mails zijn in het cliëntdossier onder de tab Taken terug te vinden.