Automatisch taken voor gebruikers aanmaken
Naast het handmatig aanmaken van taken is het ook mogelijk om automatisch taken aan te laten maken.
Automatisch een taak aanmaken op basis van acties
Met deze optie kun je automatisch een taak laten inplannen op basis van een actie. Zo kun je bijvoorbeeld standaard 3 maanden nadat een cliëntdossier op inactief is gezet een taak laten aanmaken om nog eens contact op te nemen met de cliënt om te vragen hoe het gaat. Op basis van de volgende triggers kunnen er acties gepland worden:
- Nieuwe cliënt aangemaakt
- Cliënt op actief gezet
- Cliënt op inactief gezet
- Cliënt geen afspraak heeft gehad
- Voorafgaand aan een consult
- Op de dag van het consult
- Consult heeft plaatsgevonden
- Voorafgaand aan een workshop
- Op de dag van de workshop
- Workshop heeft plaatsgevonden
- Voorafgaand aan het eerste consult/workshop van een traject
- Eerste consult/workshop van traject heeft plaatsgevonden
- Laatste consult/workshop van traject heeft plaatsgevonden
Automatische actie aanmaken
- Klik op Instellingen --> Dossier --> Cliënt instellingen.
- Klik rechts op 'Taken / Cliëntacties automatisch inplannen' --> 'Automatische actie toevoegen'.
- Selecteer 'Taak voor gebruiker'.
- Selecteer het moment dat de taak aangemaakt moet gaan worden o.b.v. een bepaalde actie van cliënt, consult, workshop of traject. In dit voorbeeld kiezen we voor 'Consult heeft plaatsgevonden'.
- Stel vervolgens de vervaldatum in op welke termijn na het moment de actie dient plaats te vinden. Bijvoorbeeld '1 week nadat consult heeft plaatsgevonden' .
- Koppel eventueel de taak aan een specifiek afspraaktype.
- Stel als laatste in voor welke cliënten deze taak dient te gelden.
- Klik op 'Volgende'
- Selecteer vervolgens een taaksjabloon of voeg er een toe via de knop met de '+' een nieuw taaksjabloon toe. In dit geval geef je de taak een naam, en wijs je deze toe aan een specifieke gebruiker. Zet het sjabloon op 'Niet toegewezen' als het niet uitmaakt welke gebruiker de taak oppakt. Klik dan op 'Opslaan'.
- Kies vervolgens op 'Opslaan'.
- Wil je ook taken aanmaken voor de reeds ingeplande afspraken? Kies dan bij de laatste stap voor 'Ja'.
In dit voorbeeld wordt er nu een taak om de cliënt na te bellen aangemaakt 1 week nadat het afspraaktype 'Kort consult' heeft plaatsvonden.