Hoe kan ik een consult inplannen met twee cliënten voor bijvoorbeeld relatietherapie?

In MijnDiAd kun je gebruikmaken van de workshop functie om consulten in te plannen voor twee cliënten, bijvoorbeeld voor relatietherapie.

In de uitleg wordt een relatietherapie sessie als voorbeeld gehanteerd. Dit kun je uiteraard aanpassen op jouw situatie.

Afspraaktype toevoegen en mails bewerken

Om relatietherapie in te plannen wordt gebruikgemaakt van de workshop functionaliteit. Omdat het in werkelijkheid geen workshop is, is het belangrijk deze termen te bewerken in de begeleidende mails die je stuurt. Dit doe je als volgt:

Wanneer je nog geen afspraaktype hebt aangemaakt voor relatietherapie dan doe je dit eerst. Dit kun je doen door in Instellingen > Afspraaktypes / Trajecten > Afspraaktypes op "+ Afspraaktype toevoegen" te klikken.
Maak het afspraaktype aan met de gewenste instellingen.
Klik achter het afspraaktype "Relatietherapie" op "Wijzig" en klik vervolgens op het tab "Communicatie".
Vink het vakje "Afwijkende e-mail?" achter "Workshop bevestiging inschrijving" aan en pas vervolgens het onderwerp van de mail aan zodat het woord "Workshop" wordt vervangen door bijvoorbeeld "Afspraakbevestiging Relatietherapie".
Vink ook aan dat er een afwijkende e-mail dient te worden gestuurd voor de "Workshop herinnering" en pas hier tevens de inhoud van de mail aan.

Relaties vastleggen tussen cliënten

Om de relatietherapie goed in te kunnen plannen, is het van belang dan je beide personen hebt toegevoegd aan MijnDiAd in aparte cliëntdossiers. Tevens is het van belang dat je deze aan elkaar koppelt met behulp van de "Relatie" functionaliteit. Hoe je de relatie tussen de twee personen vastlegt in MijnDiAd lees je hier: Relaties in cliëntdossier.

Relatietherapie inplannen

Ga naar de agenda en klik op de gewenste dag en tijdstip.
Kies bovenaan voor "Workshop" en selecteer het afspraaktype "Relatietherapie".
Kies bij "Deelnemers" voor één van de twee cliënten waarmee je de afspraak hebt. Vervolgens klik je op het "Relatie" knopje (zie onderstaande afbeelding) om de partner van deze cliënt te selecteren.
Verstuur eventueel een afspraakbevestiging en bevestig met "Opslaan".

Er zijn twee verschillende methoden waarop je een factuur kunt sturen voor relatietherapie.

Per cliënt: Selecteer onder "Facturatie" de optie "Per cliënt". Vervolgens wordt het tarief dat je hebt ingesteld bij het afspraaktype toegepast op beide cliënten.

Wil je een ander tarief gebruiken? Kies voor de groene knop "Wijzig" en kies voor "Prijs wijzigen". Het tarief wordt gewijzigd bij beide cliënten.
Wil je beide cliënten een ander bedrag laten betalen? Kies voor "Wijzig" achter hun naam en vul onder "Workshop tarief voor" het gewenste tarief in.
Wil je het volledige bedrag slechts naar één cliënt factureren? Klik dan op "Wijzig" achter de cliënt die niet zal betalen en klik op "Zet op gratis".
Met "Maak factuur/facturen" worden de facturen gemaakt.

Samen op één factuur: selecteer onder "Facturatie" de optie "Samen op één factuur" en maak een "Contact" aan voor het koppel.

Dit doe je door te klikken op de "+" knop. Het contact geef je de naam van beide cliënten. Nadat je op "Maak factuur" hebt geklikt worden beide cliënten op de factuur gezet onder de naam van de behandeling.

Rapportages invoeren

Nadat je de relatietherapie hebt ingepland zijn er verschillende manieren waarop je de rapportages kunt invoeren.

Algemene rapportage: voor een algemene rapportage gebruik je het veld "Algemeen". Deze algemene rapportage wordt ook zichtbaar in de individuele dossiers van de cliënten.
Cliëntspecifieke rapportage: voor een cliëntspecifieke rapportage klik je onderin bij "Rapportage" op de naam van de cliënt. Vervolgens vul je hier de rapportage in die specifiek geldt voor die cliënt. De rapportages zijn vervolgens ook inzichtelijk in de individuele dossiers van de cliënten. Open een dossier en klik op "Toon Rapportages". Vervolgens zie je zowel de persoonlijke als algemene rapportages.

E-mail en formulieren versturen

De methode om e-mails en formulieren te versturen is hetzelfde als bij 'echte' workshops. In het volgende artikel wordt uitgelegd hoe je dit aanpakt: Hoe verstuur ik e-mails en vragenlijsten vanuit een workshop?