Hoe kan ik tijd reserveren voor voorbereiding of afhandeling bij een consult?

Per afspraaktype kun je instellen hoeveel tijd je wilt inplannen ter voorbereiding en/of afhandeling van een consult. Deze tijd wordt visueel gereserveerd in je agenda. Zo houdt je zelf rekening met deze tijd én kunnen cliënten geen afspraken reserveren tijdens deze voorbereiding/afhandeling. Daarnaast worden deze uren bijgehouden in de statistieken.

Algemene instelling

Ga naar de instellingen > Algemeen > Afspraaktypes / Trajecten > Afspraaktypes.
Klik op 'Wijzig' achter het afspraaktype waarvoor je de voorbereiding en/of afhandelingstijd voor wilt instellen.
Vervolgens kun je onder 'Voorbereidingstijd' en 'Afhandelingstijd' het gewenste aantal minuten opgeven.
Bevestig je wijzigingen met 'Opslaan'.

Deze wijziging wordt doorgevoerd bij alle niet gefactureerde afspraken van dit afspraaktype. Wanneer je vervolgens dit afspraaktype inplant in de agenda, worden de voorbereidingstijd en afhandelingstijd automatisch ook ingepland.

Tijd los aanpassen

Verwacht je korter of langer bezig te zijn met het voorbereiden of afhandelen van een afspraak? Dan kun je deze altijd via de agenda handmatig inkorten of uitbreiden. Dit kun je doen door het grijze vlak verder uit te trekken of juist in te korten. Ook kun je op de afspraak klikken en vervolgens kiezen voor 'Wijzig consult'. Stel onder 'Voorbereiding' en 'Afhandeling' vervolgens de gewenste tijd in voor dit specifieke consult.

Statistieken

Via 'Statistieken' > 'Uren / Consulten' > 'Toon meer' zie je een overzicht per afspraaktype hoeveel uren je hebt besteed aan de voorbereiding en afhandeling van de consulten.

Voorbereidings- en afhandelingstijd bij afspraak via online planner

De tijd die gereserveerd wordt voor de voorbereidings- en afhandelingstijd wordt automatisch geblokkeerd in de online afspraken planner.

Let op: de voorbereidings- en afhandelingstijd moeten passen in de ingestelde roosterblokken. De tijd wordt namelijk ingepland binnen de roosterblokken. Voorbeeld: je roosterblok start om 09:00 uur en je hanteert een voorbereidingstijd van 10 minuten voor afspraaktype A. Afspraaktype A is dus pas vanaf 09:10 uur te reserveren via de online planner. Tip: Controleer na het instellen van voorbereidings- en/of afhandelingstijd altijd even de online planner of die de afspraakmogelijkheden toont die jij verwacht.

Kosten voor deze functie

De voorbereidingstijd en afhandelingstijd tellen niet mee voor de berekening van het aantal gefactureerde consulturen. Deze uren kunnen namelijk niet worden gefactureerd naar je cliënten. Je betaalt dus niets extra voor het gebruik van deze functie.