Online afspraken plannen instellen

In dit artikel staat eerst de stapsgewijze uitleg om online afspraken plannen in te stellen. Daarna volgt de uitleg over de verschillende instellingen die er zijn om de planner aan te laten sluiten op jouw werkwijze. Voor de algemene uitleg over hoe online afspraken plannen werkt is er een apart artikel: Cliënten zelf een afspraak laten plannen.

Video's

Via deze link kun je een aantal video's met uitleg over het instellen van online afspraken plannen bekijken.

Rooster aanmaken via de instellingen

Je start met het invoeren van je rooster via Instellingen > Agenda > Rooster / Planner.
Klik vervolgens rechts op de tab "Rooster" en vervolgens op "Roosterblok toevoegen".
Kies voor "Herhalend patroon" of "Eenmalig roosterblok".
Selecteer de desbetreffende behandelaar en (in het geval van meerdere locaties) de locatie.
Vervolgens selecteer je de afspraaktypes die ingepland mogen worden tijdens het desbetreffende roosterblok.
Stel tevens dagen en tijden in waarbinnen gepland mag worden.
Wanneer je hebt gekozen voor een "Herhalend patroon" voer je de dagen in waarop het roosterblok dient te worden herhaald. Tevens kies je een interval onder "Elke". Tot slot is het mogelijk om een begin- en einddatum in te stellen voor het roosterblok.
Bevestig het roosterblok met "Opslaan".

Rooster aanmaken via de agenda

Het is ook mogelijk via de agenda een roosterblok in te plannen. Deze functie is handig wanneer je eenmalig een extra roosterblok wilt toevoegen naast je reguliere rooster dat je bij de vorige stap (Rooster aanmaken via de instellingen) hebt ingesteld.

Klik op een moment in de agenda waarop je het roosterblok wilt inplannen en kies voor de tab "Rooster".
Kies vervolgens de behandelaar waarvoor je het roosterblok wilt inplannen en selecteer (in het geval van meerdere locaties) de juiste locatie.
Selecteer de afspraaktypes die mogelijk worden ingepland tijdens dit blok en stel tevens de duur van het roosterblok in.
Bevestig het roosterblok met "Opslaan".

Afspraaktypes uit de online planner halen

Je kunt per afspraaktype bepalen of dit in de online planner zichtbaar is. Indien je roosterblokken op "Alle afspraaktypes" staan ingesteld, zijn standaard alle afspraaktypes zichtbaar in de online planner. Als er afspraaktypes zijn die je niet online planbaar wilt hebben, dan volg je onderstaande stappen:

Klik op Instellingen > Algemeen > Afspraaktypes / Trajecten.
Klik rechts op Afspraaktypes en klik op 'Wijzig 'bij het afspraaktype dat je uit de planner wilt halen.
Klik bovenin op de tab 'Online plannen'.
Zet het vinkje 'Online te plannen' uit en klik op 'Opslaan'.

Online planner activeren / toevoegen aan je website

Activeer het online afspraken plannen via Instellingen > Agenda > Online plannen & verzetten.
Klik op de tab "Online afspraken plannen" en zet het vinkje "Cliënten online afspraken laten plannen" aan.
Zet de link die staat onder "Link naar online afspraken plannen" op je eigen website achter een knop of integreer deze middels een Widget in je website:

Vraag eventueel je websitebouwer om hulp als je gebruik wilt maken van het integreren middels de widget op je website.

Je cliënten kunnen vanaf nu zelf afspraken plannen. Je krijgt een notificatie bij het binnenkomen van een afspraakverzoek en ziet de afspraakverzoeken in de agenda. Vervolgens kun je het verzoek accepteren of afwijzen. Jouw cliënt ontvangt een afspraakbevestiging (of afwijzing) via de e-mail.

Mogelijkheden online afspraken laten blokkeren door privé-afspraken

Als je wilt dat afspraken in je privé-agenda(s) ook zorgen voor een blokkade in de online afspraken planner stel je dit als volgt in:

Ga naar Instellingen > Praktijk- en privéagenda.
Klik op de tab "Privéagenda in MijnDiAd tonen" en klik hier op "Wijzig" bij de agenda waarvan je wilt dat deze online afspraken blokkeert.
Zet het vinkje "Blokkeer tijden in deze agenda voor online afspraken plannen" aan en klik op "Opslaan".

Meer instellingen voor online afspraken plannen

Er zijn diverse instellingen om het online afspraken plannen in te stellen naar de werkwijze van jouw praktijk.

Bepaalde afspraaktypes niet beschikbaar maken in de planner

Je kunt bepaalde afspraaktypes blokkeren voor online plannen:

Klik op Instellingen > Algemeen > Afspraaktypes / Trajecten.
Klik rechts op Afspraaktypes en klik op 'Wijzig' bij het afspraaktype dat je uit de planner wilt halen.
Klik bovenin op de tab 'Online plannen'.
Zet het vinkje 'Online te plannen' uit en klik op 'Opslaan'.

Ontwerp planner

De kleuren van de planner zijn instelbaar via de instellingen van MijnDiAd. Deze zijn te vinden onder Instellingen > Communicatie > Ontwerp cliëntschermen.

Instellingen planner & verzetten

Klik op Instellingen > Rooster / Planner > Opties om de online afspraken planner, de consult planner en het verzetten van afspraken in te stellen naar jouw werkwijze. Deze instellingen gelden zowel voor de consult planner, online planner als voor het verzetten van afspraken door cliënten.

Optie	Toelichting
Tijd vrijhouden na ieder consult	De ingestelde tijd wordt vrijgehouden na iedere afspraak (consult en overige afspraak) in de agenda. Dit is de standaard instelling, per afspraaktype en per overige afspraakcategorie kan een afwijkende tijd ingesteld worden. Je kunt in plaats van deze instelling ook de functie voor voorbereidings- en afhandelingstijd gebruiken. Zie: Hoe kan ik tijd reserveren voor voorbereiding of afhandeling bij een consult?
Aantal maanden dat vooruit gepland mag worden	Deze instelling bepaalt hoe ver vooruit (vanaf de huidige datum/tijd) een cliënt een afspraak kan plannen.
Beschikbare tijdstippen voor afspraken	Hiermee bepaal je of alle vrije tijdstippen getoond worden of alleen de eerste vrije tijden op een dag of van een roosterblok. Of dat er alleen gepland mag worden als er al consulten gepland staan.
Opvullen voor- en na reeds geplande afspraken	Indien je deze optie aanvinkt, worden alleen de vrije tijden rondom een reeds geplande afspraken getoond in de planner.
Standaard duur afspraakblokken	Deze instelling bepaalt de standaard starttijden van de planner als er nog geen afspraken gepland zijn. Voorbeeld: Je hebt een roosterblok van 9.00 tot 15.00 en deze instelling staat op 120. De optie 'Tijd vrijhouden na ieder consult' staat op 0 minuten. De cliënt ziet als mogelijk tijden 9.00, 11.00 en 13.00 (steeds 120 minuten ertussen). Indien het eerste consult van 60 minuten gepland is om 9.00, zullen de mogelijke tijden 10.00, 12.00 en 14.00 worden.
Cliënten kunnen afspraken inplannen tot … uur voor de huidige datum/tijd	Het aantal uur voor de huidige datum/tijd dat cliënten nog mogen plannen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat cliënten tot 4 uur voor de huidige datum/tijd een consult mogen inplannen.
Maximaal 1 afspraak tegelijk op een locatie kunnen plannen	Indien ingeschakeld kan er op een locatie maar 1 afspraak tegelijk gepland worden op een locatie. Bijvoorbeeld handig als je een behandelruimte met 2 behandelaren deelt.
Cliënten mogen geen afspraken plannen op nationale feestdagen	Indien aangevinkt kan er niet gepland worden op nationale feestdagen

Extra opties

Ga naar Instellingen > Online plannen & verzetten.
Klik op de tab "Online afspraken plannen"
Met de volgende vinkjes kun je de planner finetunen:

Optie	Toelichting
Prijs aan cliënten tonen	Prijs van het consult (ingesteld bij Afspraaktypes) wel of niet tonen in de planner.
Afspraakduur aan cliënten tonen	Ingestelde afspraakduur (van Afspraaktype) aan cliënten tonen.
Foto van behandelaar tonen	Indien de behandelaren in MijnDiAd een foto hebben toegevoegd kan deze aan de cliënt getoond worden.
Verzoeken automatisch accepteren indien...	Afspraakverzoeken automatisch accepteren. Kies zelf in welke situaties verzoeken wel/niet automatisch geaccepteerd mogen worden.
Toon 'Geen voorkeur' optie bij het selecteren van een behandelaar	Indien ingeschakeld kan een cliënt een consult plannen zonder een voorkeur voor een behandelaar op te geven.
Persoonsgegevens	Stel in welke gegevens cliënten kunnen invoeren en welke verplicht zijn.
Introductie tekst	De hier ingevoerde tekst wordt bovenaan de online afspraakplanner getoond.
Volgorde van planner	Hiermee bepaal je in welke volgorde de online planner getoond wordt.

Limieten instellen

Het is mogelijk een limiet in te stellen hoe vaak een afspraaktype kan worden ingepland via de online afspraken planner. Hierbij is het mogelijk om een week- of daglimiet in te stellen.

Ga via Instellingen > Afspraaktypes / Trajecten naar "Afspraaktypes" en klik op "Wijzig".
Klik op de tab "Online plannen" en klik onder "Beperk het aantal keer dat dit afspraaktype ingepland mag worden" op "Daglimiet instellen", "Weeklimiet instellen" of "Maandlimiet instellen".
Selecteer vervolgens de dag-/weeklimiet en geef voor wie de limiet moet gelden (Praktijk/Gebruiker/Locatie).
Bevestig de wijzigingen met "Opslaan".

Categorieën gebruiken

Afspraaktypes kun je tevens in de planner in categorieën indelen. De cliënt dient dan eerst een categorie te kiezen, en ziet dan alleen de afspraaktypes die in deze categorie staan.

Voeg eerst de gewenste categorieën toe via Instellingen > Algemeen > Categorieën -> Online planner categorieën.
Ga dan naar Instellingen > Afspraaktypes / Trajecten > Afspraaktypes en klik bij het betreffende afspraaktype op "Wijzig".
Klik op de tab "Online plannen" en selecteer de juiste categorie(ën).
Klik op 'Opslaan'.