Akkoordverklaringen

Je kunt cliënten via MijnDiAd eenvoudig digitaal akkoord laten gaan met bijvoorbeeld de privacyverklaring of de behandelovereenkomst die je gebruikt.

Instellen akkoordverklaringen

1. Ga naar Instellingen > Akkoordverklaringen.
2. Klik op "+ Akkoordverklaring toevoegen".
3. Maak een keuze: je kunt een PDF-bestand uploaden of in de tekstverwerker van MijnDiAd een akkoordverklaring aanmaken.

4. In dit voorbeeld kiezen we voor "Akkoordverklaring in MijnDiAd tekstverwerker maken".

   Let op: Wanneer je kiest voor "Upload een akkoordverklaring" is het niet mogelijk de cliënt het document met een handtekening te laten ondertekenen, deze optie is alleen beschikbaar wanneer je kiest voor "Akkoordverklaring in MijnDiAd tekstverwerker maken".

5. Typ hier de naam in, bijvoorbeeld 'Privacyverklaring'.
6. Vink aan of het document met een handtekening ondertekend moet worden. Als dit het geval is, kan de akkoordverklaring op vier manieren getekend worden:
   1. Na het aanvullen van gegevens via de client uitnodigingsmail.
   2. Vanuit het dossier van de cliënt kan de verklaring worden ondertekend (tijdens een afspraak).
   3. Je kunt de cliënt via mail uitnodigen, zodat deze thuis de akkoordverklaring kan ondertekenen.
   4. De cliënt kan akkoord gaan door in te loggen op de Cliëntomgeving (optionele module).
7. Vink aan of de verklaring op alle cliënten van toepassing is.
8. Maak de inhoud van het document in de tekstverwerker (of kopieer/plak deze vanuit je huidige document). Indien er met een handtekening ondertekend moet worden, zorg dan dat de placeholder [handtekening] in de inhoud staat.
9. Klik op "Opslaan".

Hoe gaan cliënten akkoord?

Cliënten zullen akkoord moeten gaan op de plekken die je hebt ingesteld (zie afbeelding hierboven). Ze kunnen alleen verder met bijvoorbeeld het aanvullen van gegevens of invullen van een formulier als ze akkoord gaan.

Akkoordverklaringen die met een handtekening ondertekend moeten worden kunnen op 3 manieren worden aangeboden:

1. Handtekening zetten na aanvullen gegevens

Dit kan in het scherm waar de cliënt de eigen gegevens aanvult. In dit geval kan de cliënt na het invullen van de gegevens de akkoordverklaring inzien en digitaal een handtekening zetten.

2. Akkoord gaan op uitnodiging

Een cliënt kan via het cliëntdossier uitgenodigd worden om akkoord te gaan met één of meerdere verklaringen.

1. Open het cliëntdossier en klik rechtsboven op de tab "Akkoordverklaringen".

   

2. Klik op "Verstuur e-mail" om de cliënt uit te nodigen met de akkoordverklaringen akkoord te gaan / te ondertekenen.
3. Selecteer de verklaringen waarmee de cliënten akkoord moeten gaan, pas eventueel de e-mail aan en klik op 'Versturen'.

Indien een akkoordverklaring met handtekening ondertekend moet worden, zal dit er voor de cliënt als volgt uitzien:

3. Akkoord gaan in je praktijk

Indien je cliënten in je praktijk akkoord wilt laten gaan, dan volg je de volgende stappen.

1. Open het cliëntdossier en klik rechtsboven op de tab "Akkoordverklaringen".
2. Klik op "Nu akkoord gaan".
3. Selecteer de akkoordverklaringen die voor deze cliënt van toepassing zijn en klik op "Volgende".
4. Laat de cliënt de documenten zien en akkoord gaan middels het zetten van een vinkje of handtekening.

Waar zie ik dat cliënten akkoord zijn gegaan?

In het cliëntdossier wordt opgeslagen wanneer en waarmee de cliënten akkoord zijn gegaan. Open hiervoor een cliëntdossier en klik rechtsboven op de tab "Akkoordverklaring"

Bestaande cliënten uitnodigen

Om al je bestaande cliënten uit te nodigen om akkoord te gaan met de verklaringen die voor iedereen gelden volg je de volgende stappen.

1. Controleer de e-mail die naar cliënten verstuurd wordt en pas deze zo nodig aan via Instellingen > Sjablonen > E-mail sjablonen, bij het sjabloon "Tekenen akkoordverklaringen".
2. Klik op "Cliënten" in het linkermenu.
3. Klik rechtsboven op de knop met de 3 puntjes en zet "Bulk opties" aan.
4. Selecteer de cliënten die je wilt uitnodigen.

5. Klik op "Verstuur" -> "Akkoordverklaringen" .

   

6. Selecteer de gewenste akkoordverklaring(en).

   

7. Pas indien gewenst de e-mail aan via "Uitnodigingsmail aanpassen" en klik daarna op de knop "Uitnodigen" om de uitnodiging om akkoord te gaan te versturen naar alle geselecteerde cliënten.
8. Bevestig met "Verstuur".

Hoe kan ik de documenten waarmee akkoord wordt gegaan wijzigen?

LET OP: Indien je een akkoordverklaring die voor alle cliënten van toepassing is wijzigt, moeten alle cliënten opnieuw akkoord gaan.

1. Ga naar Instellingen > Akkoordverklaringen.
2. Klik hier op "Wijzig" en upload het nieuwe bestand of wijzig de inhoud in de tekstverwerker. Klik daarna op "Opslaan".

Vanaf dat moment zal de nieuwe akkoordverklaring gebruikt worden en in alle dossiers een melding worden getoond dat de cliënt nog niet akkoord is gegaan met de actuele verklaringen.