Akkoordverklaringen

Je kunt cliënten via MijnDiAd eenvoudig digitaal akkoord laten gaan met bijvoorbeeld de privacyverklaring of de behandelovereenkomst die je gebruikt.

LET OP: de functie Akkoordverklaringen kan alleen gebruikt worden voor generieke documenten. Het is wel mogelijk hierin bijvoorbeeld de cliëntgegevens op te nemen, maar de inhoud kan niet per cliënt aangepast worden. Wil je een cliëntspecifiek document (bijvoorbeeld een behandelplan) laten ondertekenen? Gebruik dan de optie voor Document ondertekenen.

Instellen

  1. Ga naar Instellingen > Akkoordverklaringen.
  2. Klik op "+ Akkoordverklaring toevoegen".
  3. Maak een keuze: je kunt een pdf-bestand uploaden of in de tekstverwerker van MijnDiAd een akkoordverklaring aanmaken.
  4. In dit voorbeeld kiezen we voor "Akkoordverklaring in MijnDiAd tekstverwerker maken".

    Let op: Wanneer je kiest voor "Upload een akkoordverklaring" is het niet mogelijk de cliënt het document met een handtekening te laten ondertekenen, deze optie is alleen beschikbaar wanneer je kiest voor "Akkoordverklaring in MijnDiAd tekstverwerker maken".

  5. Typ hier de naam in, bijvoorbeeld 'de Privacyverklaring'.
  6. Vink aan of het document middels een handtekening ondertekend moet worden. Als dit het geval is, kan de akkoordverklaring op vier manieren getekend worden:
    1. Na het aanvullen van gegevens via de client uitnodigings-e-mail.
    2. Vanuit het dossier van de cliënt kan de verklaring worden ondertekend (tijdens een afspraak).
    3. Je kunt de cliënt uitnodigen, zodat deze thuis de akkoordverklaring kan ondertekenen.
    4. De cliënt kan akkoord gaan door in te loggen op de Cliëntomgeving (optionele module).
  7. Vink aan of de verklaring op alle cliënten van toepassing is.
  8. Maak de inhoud van het document in de tekstverwerker (of kopieer/plak deze vanuit je huidige document). Indien er met handtekening ondertekend moet worden, zorg dan dat [handtekening] in de inhoud staat.
  9. Klik op "Opslaan".

Hoe gaan de cliënten akkoord?

De cliënten zullen akkoord moeten gaan op de plekken die je hebt ingesteld (zie afbeelding hierboven). Ze kunnen alleen verder als ze akkoord gaan.

Akkoordverklaringen die met een handtekening ondertekend moeten worden kunnen op 3 manieren worden aangeboden:

1. Handtekening zetten na aanvullen gegevens

In het scherm waar de cliënt de eigen gegevens aanvult. In dit geval kan de cliënt na het invullen van de gegevens de akkoordverklaring inzien en digitaal een handtekening zetten.

2. Akkoord gaan op uitnodiging

Een cliënt kan in het cliëntdossier uitgenodigd worden om akkoord te gaan met één of meerdere verklaringen.

  1. Open het cliëntdossier en klik rechtsboven op de tab "Akkoordverklaringen".

  2. Klik op "Verstuur e-mail" om de cliënt uit te nodigen met de akkoordverklaringen akkoord te gaan / te ondertekenen.
  3. Selecteer de verklaringen waarmee de cliënten akkoord moeten gaan, pas eventueel de e-mail aan en klik op Versturen.

Indien een akkoordverklaring met handtekening ondertekend moet worden zal dit er voor de cliënt als uitzien:

3. Akkoord gaan in de praktijk

Indien je cliënten in de praktijk akkoord wilt laten gaan, dan volg je de volgende stappen:

  1. Open het cliëntdossier en klik rechtsboven op de tab "Akkoordverklaringen".
  2. Klik op "Nu akkoord gaan".
  3. Selecteer de akkoordverklaringen die voor deze cliënt van toepassing zijn en klik op "Volgende".
  4. Laat de cliënt de documenten zien en akkoord gaan middels het zetten van een vinkje of handtekening.

Waar zie ik dat cliënten akkoord zijn gegaan?

In het cliëntdossier wordt opgeslagen wanneer en waarmee de cliënten akkoord zijn gegaan. Open hiervoor een cliëntdossier en klik rechtsboven op de tab "Akkoordverklaring"

Bestaande cliënten uitnodigen

Om al je bestaande cliënten uit te nodigen om akkoord te gaan met de verklaringen die voor iedereen gelden volg je de volgende stappen.

  1. Controleer de e-mail die naar cliënten verstuurd wordt en pas deze zo nodig aan via Instellingen > Sjablonen > E-mail sjablonen, het sjabloon "Tekenen akkoordverklaringen".
  2. Klik op "Cliënten" in het linkermenu
  3. Klik rechtsboven op de knop met de 3 puntjes en zet "Bulk opties" aan.
  4. Selecteer de cliënten die je wilt uitnodigen
  5. Klik op "Verstuur" -> "Akkoordverklaringen"

  6. Selecteer de gewenste akkoordverklaring(en)

  7. Pas indien gewenst de e-mail aan via "Uitnodigingsmail aanpassen" en klik daarna op de knop "Uitnodigen" om de uitnodiging om akkoord te gaan te versturen naar alle geselecteerde cliënten.
  8. Bevestig met "Verstuur"

Hoe kan ik de documenten waarmee akkoord wordt gegaan wijzigen?

LET OP: Indien je een akkoordverklaring die voor alle cliënten van toepassing zijn wijzigt, moeten alle cliënten opnieuw akkoord gaan.

  1. Ga naar Instellingen > Akkoordverklaringen.
  2. Klik hier op "Wijzig" en upload het nieuwe bestand of wijzig de inhoud in de tekstverwerker. Klik daarna op "Opslaan".

Vanaf dat moment zal de nieuwe akkoordverklaring gebruikt worden en in alle dossiers een melding worden getoond dat de cliënt nog niet akkoord is gegaan met de actuele verklaringen.

Nog hulp nodig? Contact Contact