Afspraakbevestigingen en -wijzigingen sturen

Een afspraakbevestiging is een e-mail (en/of SMS bericht) die gestuurd wordt op het moment van het plannen van het consult. Een afspraakwijzigingsmail is een mail die wordt gestuurd nadat je bijvoorbeeld de tijd of datum van een afspraak hebt aangepast. Je kunt er zelf voor kiezen of je gebruik wilt maken van afspraakbevestigingen en -wijzigingen.

Afspraakbevestiging en -wijziging voor alle cliënten in- en uitschakelen

1. Ga naar Instellingen > Communicatie > E-mail instellingen > Herinneringen / Bevestigingen / Wijzigingen.
2. Vink 'Verstuur bevestigingsmails (consulten en workshops)' aan of uit. Wanneer uitgevinkt worden er nooit afspraakbevestigingen verstuurd.
3. Vink 'Verstuur wijzigingsmail (consulten en workshops)' aan of uit. Wanneer uitgevinkt worden er nooit afspraakwijzigingen verstuurd.

Afspraakbevestiging instellen voor nieuwe cliënten

Deze instelling bepaalt of bij het toevoegen van nieuwe cliënten de cliënt standaard wel of geen bevestigingen ontvangt:

1. Ga naar Instellingen > Dossier  > Cliënt instellingen > Nieuwe cliënt.
2. Zet 'Afspraakbevestigingen sturen' op de gewenste instelling.

Inhoud van de afspraakbevestiging en -wijziging

De standaard inhoud van de e-mail bepaal je via Instellingen > Communicatie > E-mail instellingen > Sjablonen. Zie voor meer info: E-mail sjablonen aanpassen

Bij het plannen van een afspraak kun je de inhoud van de standaard e-mail altijd aanpassen. Klik hiervoor op 'E-mail aanpassen' bij het plannen of wijzigen van een consult.

Afspraakbevestiging per afspraaktype instellen

Het is mogelijk per afspraaktype af te wijken van de standaard afspraakbevestiging. Bovendien kan de afspraakbevestiging voor bepaalde afspraaktypes standaard uitgeschakeld worden. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een afspraaktype gebruikt om indirecte tijd (bijvoorbeeld administratietijd) vast te leggen.

1. Klik op Instellingen > Afspraaktypes / Trajecten > Afspraaktypes.
2. Klik op 'Wijzig' achter het afspraaktype waarvoor je een afwijkende afspraakbevestiging wilt instellen.
3. Klik op de tab 'Communicatie' en zorg dat het vinkje aan staat bij "Verstuur bevestigingsmail".

4. Klik op 'Wijzig' bij het sjabloon 'Afspraakbevestiging' en pas de e-mail voor dit afspraaktype aan.

   

   
   
5. Klik op 'Opslaan' om de aangepaste e-mail op te slaan.
6. Klik nogmaals op 'Opslaan'.

Vanaf nu zal voor consulten van dit type de ingestelde bevestiging gestuurd worden.

E-mails in het Engels sturen

Als je veel met anderstalige cliënten werkt kun je ervoor kiezen de e-mail in 2 talen op te stellen. Zet de Engelse tekst dan bijvoorbeeld onder de Nederlandse tekst. Om de datum/tijd notatie ook in het Engels te zetten kun je volgende placeholders gebruiken:

Afspraakbevestiging via SMS versturen

Naast de (kosteloze) afspraakbevestigingen per e-mail is er de mogelijkheid om afspraakbevestigingen als SMS bericht te versturen. Hier zijn kosten aan verbonden. De uitleg hierover is te vinden in het volgende artikel: SMS bevestigingen en herinneringen