Beveiligde berichten sturen en ontvangen
Met beveiligde berichten stuur je beveiligd berichten naar cliënten en andere zorgverleners. In de onderstaande video zie je hoe dit werkt.
Webinar
In juni 2022 is er een webinar over Beveiligde berichten gegeven. Klik hier om het webinar terug te kijken.
Instellen
Start met instellen van de beveiligde berichten, zie voor meer info > Beveiligde berichten – instellen.
Bericht sturen
- Klik in het linkermenu op "Berichten".
- Klik daarna op "+ Bericht maken".
Je selecteert de ontvanger (een cliënt, een contact of een andere ontvanger d.m.v. invoeren van het e-mailadres) en maak het bericht. Wanneer je meerdere e-mailadressen gebruikt voor één cliënt kun je selecteren welk mailadres wordt gebruikt door na het kiezen van de cliënt op het e-mailadres te klikken.
- Geef het bericht een onderwerp en stel het bericht op.
- Selecteer onderaan of je het bericht met of zonder pincode wil sturen.
- Klik op "Versturen" om het bericht te sturen.
De ontvanger ontvangt nu een e-mail met een link om het bericht te openen. De ontvanger klikt op de link en ontvangt een e-mail of SMS bericht met een toegangscode om het bericht te openen. Na het invoeren van de toegangscode kan de ontvanger het bericht lezen en een beveiligde reactie sturen.
Bericht naar andere ontvanger (niet-cliënt)
Berichten kunnen naar cliënten en debiteuren gestuurd worden. Indien je een bericht naar bijvoorbeeld een andere zorgverlener wilt sturen volg je deze stappen:
- Ga naar "Berichten" en klik op "+ Bericht maken".
- Als je iemand eenmalig een bericht wil sturen klik je op "Of vul een e-mail adres in". Na het invullen van de naam en mailadres druk je op "Ontvanger toevoegen".
- Als je vaker met de ontvanger berichten gaat uitwisselen ga je naar stap 4:
- Selecteer het contact aan wie je het beveiligde bericht wilt versturen of als je een nieuw contact wilt invoeren, klik op de op + aan de rechterkant.
- Maak het bericht en verstuur het via de verstuur knop.
Bericht met bijlage sturen
Aan beveiligde berichten kun je ook bijlages toevoegen.
- Ga naar "Berichten" en klik op "+ Bericht maken".
- Selecteer de ontvanger en maak je bericht.
- Klik op de knop "Andere bijlage" om een bestand van je computer als bijlage toe voegen of klik op de naam van de cliënt om een bestand of document uit het cliëntdossier toe te voegen.
Indien je een bijlage uit een ander cliëntdossier wilt selecteren, klik je op "Bijlage uit cliëntendossier".
Bericht inplannen
Het is ook mogelijk een bericht te maken en later te verzenden. Maak hiervoor het bericht, klik vervolgens op het pijltje naast de Versturen-knop en kies "Inplannen".
Bijlage van een inkomend bericht in cliëntdossier opslaan
Indien een cliënt een bijlage meestuurt in een reactie op een beveiligd bericht, kan deze bijlage direct in het dossier worden opgeslagen. Klik hiervoor op het opslaan icoontje achter de bijlage bij het bericht.
Groepsberichten
Het is mogelijk een groepsbericht sturen. Alle ontvangers die je opgeeft kunnen het bericht openen en hierop reageren. Dit werkt vergelijkbaar met een groep in Whatsapp. Let op: Alle ontvangers kunnen ook elkaars naam en reactie(s) zien.
- Ga naar "Berichten" en klik op "Bericht maken".
- Selecteer de ontvangers en maak het bericht.
- Verstuur het bericht zoals je gewend bent.
Bericht naar meerdere ontvangers sturen
Het is ook mogelijk een los bericht naar meerdere ontvangers (max 100) te sturen. Elke ontvanger krijgt dan een los beveiligd bericht en kan hierop reageren. De ontvangers kunnen elkaars mailadres en reacties in dit geval niet zien.
- Klik op "Berichten" en daarna op "Bulk bericht maken".
Maak bovenin een selectie van de cliënten die je een bericht wilt sturen. Er zijn diverse selecties mogelijk: op basis van consulten of workshops die hebben plaatsgevonden of op basis van een cliënt groep.
- Stel het bericht op en verstuur het met of zonder pincode.
Alle berichten worden als los bericht aangemaakt en standaard gearchiveerd. In het berichten overzicht kun je boven in het filter aanpassen naar "Gearchiveerd" om de gearchiveerde berichten te zien. Als een ontvanger reageert op een bericht, dan komt het bericht automatisch weer op status "Actief".
Meer opties
Bericht koppelen aan een cliëntdossier
Om een beveiligd bericht aan een cliëntdossier te koppelen ga je als volgt te werk:
- Open het bericht.
- Klik rechtsboven op de knop met de drie puntjes.
- Klik op "Koppel aan cliëntdossier".
- Selecteer het cliëntdossier waaraan je het bericht wilt koppelen.
- Klik op "Opslaan".
Bericht activiteit bekijken
Bekijk of en wanneer het bericht is gelezen door op de datum en tijd te klikken:
Berichten opnieuw verzenden
Om een bericht opnieuw te verzenden kun je het bericht openen en rechtsboven op "Opties" klikken. Klik dan op "Opnieuw verzenden." De ontvanger krijgt dan een e-mail toegestuurd om het bericht te openen en het bericht is weer 30 dagen te openen.
Berichten archiveren
Om een bericht te archiveren, open je het bericht en klik je rechtsboven op de drie puntjes met het pijltje. Daarna selecteer je "Archiveer".
Je kunt berichten ook automatisch laten archiveren na een ingestelde periode. Je stelt dit in via Instellingen > Beveiligde berichten > Automatisch archiveren.
Bulk opties
Het is mogelijk in bulk berichten te archiveren, te markeren als ongelezen of gelezen. Klik hiervoor rechtsboven op de knop met de drie puntjes en het pijltje rechts bovenin. Klik vervolgens op "Bulk opties" zodat deze op "Aan" komt te staan. Nu kun je meerdere berichten selecteren door deze aan te vinken. Kies vervolgens de gewenste actie die je wilt uitvoeren.
