Exact Online koppeling

Koppel MijnDiAd aan je Exact Online boekhoudprogramma: door het koppelen worden alle facturen en betalingen die je in MijnDiAd maakt automatisch in Exact Online ingevoerd.

We raden aan dit artikel samen met je boekhouder / accountant te bekijken en de koppeling in te stellen.

Werkwijze

Met de koppeling ingeschakeld adviseren wij de volgende manier werken:

In MijnDiAd

Agenda
Cliëntdossiers bijhouden
Facturen maken
Pinbetalingen op facturen
Contante betalingen vastleggen
Betalingen via iDEAL

In Exact Online

Banktransacties verwerken
Betalingen via overboekingen
Praktijkkosten bijhouden
Winst- en verliesrekening
Balans

Aanmaken Exact Online account

Maak je nog geen gebruik van Exact Online? Start dan een gratis proefperiode door hier te klikken. Heb je zelf of heeft jouw boekhouder al Exact Online? Ga dan direct naar de volgende stap.

MijnDiAd koppelen aan Exact Online

Open MijnDiAd en ga naar Instellingen > Financieel > Facturatie / Betalingen.
Klik op "Koppelen met boekhoudsoftware".
Klik op "Koppel met Exact Online"
Log in met je Exact Online inloggegevens.
Je komt terug in MijnDiAd en ziet de melding "Koppeling succesvol".
Klik op "Verder" om de koppeling in te stellen.
Selecteer de administratie waar je aan wilt koppelen en klik op "Verder".
In de volgende schermen kun je de juiste grootboekrekeningen e.d. instellen. Maak gebruik van de standaard instellingen of overleg dit met je boekhouder/accountant.
Als je de stappen hebt doorlopen, klik je op "Opslaan" om de koppeling te activeren.

Vanaf nu zullen de facturen en betalingen die je aanmaakt automatisch in Exact Online worden toegevoegd.

Let op bij het aanvinken van "Naam van cliënt/debiteur doorsturen naar boekhoudsoftware". Bij het aanpassen van een cliëntnaam of debiteurnaam in MijnDiAd zal dit niet worden aangepast in Exact.

Geen BTW codes om te selecteren? :

Wanneer je bij "BTW Vrijgesteld" geen opties krijgt komt dit doordat er in Exact geen BTW code is met het Type "Geen BTW". Ga naar de instellingen in Exact (stamgegevens) en maak een nieuwe BTW code aan met dit type.
Wanneer je één van de andere opties geen BTW codes te zien krijgt komt dit doorgaans doordat de BTW codes niet het Type "Exclusief" hebben. Ga naar de instellingen in Exact (stamgegevens) en maak nieuwe BTW codes aan met het type "Exclusief".
Wanneer er helemaal geen BTW codes te selecteren zijn kan het zijn dat BTW uitgeschakeld staat in je Exact Online administratie. Via Stamgegevens > Administratie | Instellingen kun je "BTW deactiveren" weer uitvinken.

Facturen en betalingen

Bij het maken van een factuur in MijnDiAd zal deze direct als een omzetboeking in Exact Online worden ingevoerd. In onderstaand schema zie je wat er gebeurt bij welk scenario.

MijnDiAd		Exact Online
Aanmaken van een openstaande factuur.	>>>>	De factuur zal als openstaande post in Exact Online komen te staan.
Aanmaken van een factuur met hierop een pinbetaling.	>>>>	De factuur komt als betaalde factuur in Exact Online te staan. De pinbetaling wordt op de ingestelde grootboekrekening voor pinbetalingen (standaard 2010) ingevoerd.
Aanmaken van een factuur met hierop een contante betaling.	>>>>	De factuur komt als betaalde factuur in Exact Online te staan. De contante betaling wordt in het ingestelde dagboek dat is ingesteld voor kasbetalingen (standaard '10 Kasboek').
Factuur wordt door cliënt middels iDEAL betaald.	>>>>	Bij een succesvolle betaling via Mollie wordt de factuur in Exact Online als betaald gemarkeerd. De iDEAL-betaling wordt op de ingestelde grootboekrekening voor PSP betalingen (standaard 2020) ingevoerd.
Factuur wordt door cliënt middels een voucher betaald.	>>>>	Bij een succesvolle betaling via een voucher (cadeaukaart of strippenkaart) wordt de factuur in Exact Online als betaald gemarkeerd. De betaling wordt de ingestelde grootboekrekening voor vooruitbetalingen en vouchers (standaard 2030) ingevoerd.
Cliënt doet een aanbetaling via iDEAL bij het plannen van een afspraak of inschrijven op een workshop.	>>>>	Aanbetaling wordt naar Exact Online gestuurd op de balans Vooruitbetalingen (standaard 2030).
Eenmaal per dag (om 6.30) worden de betalingen op de facturen in MijnDiAd verwerkt.	<<<<	Factuur wordt als betaald gemarkeerd in Exact Online. Dit wordt gedaan op basis van de "Open posten" in Exact Online.

Wanneer een factuur in de boekhoudsoftware op betaald staat, dan zullen er geen betalingen meer doorgestuurd worden naar de boekhoudsoftware.

Op zoek naar een boekhouder / accountant?

Exact Online heeft een lijst met boekhoudkantoren / accounts die werken met Exact Online. Deze lijst is hier te bekijken.

Problemen met koppelen?

Soms zijn niet de juiste rechten verkregen bij het koppelen. Volg onderstaande stappen om het probleem te verhelpen:

Login bij Exact Online.
Druk op de administratie links bovenaan (bedrijfsnaam).
Kies "Import/Export".
Kies "Appmachtigingen" onder groep "Overige".
Trek voor MijnDiAd de rechten in.
Maak daarna via MijnDiAd opnieuw de koppeling. Vergeet niet de juiste administratie toegang te geven als daar tijdens het koppelen om gevraagd wordt door Exact.