Workshops, groepen en trainingen plannen en beheren

Workshops, trainingen en groepsbehandelingen inplannen en tevens via je website deelnemers zelf laten inschrijven: in de onderstaande video zie je hoe je dit in MijnDiAd kunt doen. Bovendien zijn de stappen ook uitgeschreven verderop in dit artikel. We gebruiken de term 'workshop', maar workshop kun je ook lezen als groep, training etc. Het betreft dus altijd afspraken met meerdere deelnemers/cliënten.

Workshop - afspraaktype toevoegen

Het is handig een apart afspraaktype aan te maken voor de workshops. Via 'Instellingen' --> 'Afspraaktypes / Trajecten' --> tab 'Afspraaktypes' voeg je een afspraaktype toe met de naam van de workshop die je geeft. Als tarief stel je het standaard tarief per deelnemer in.

Workshop inplannen

Open de agenda en klik op de datum/tijd waarop je de workshop gaat geven.
Klik op de tab 'Workshop'.
Vul de velden in en vink eventueel 'Afwijkende naam' aan als je de workshop een andere naam wilt geven.
Voeg de deelnemers toe, dit kunnen bestaande cliënten zijn of voeg met de '+' nieuwe cliënten/deelnemers toe. Het is bovendien ook mogelijk om relaties van een cliënt in te plannen voor de workshop. Klik hiervoor op de knop met netwerk tekentje achter de cliënt (zoals in de onderstaande afbeelding bij Simone van der Borg). Kies vervolgens welke relatie(s) je wilt toevoegen aan de workshop.
Geef aan of je de workshop wilt delen zodat deelnemers zich zelf kunnen inschrijven. Als de deelnemers zich zelf kunnen inschrijven geef je tevens een maximaal aantal deelnemers op.
Geef aan of je een bevestiging wilt sturen en klik op 'Opslaan' om de workshop in te plannen.

Wil je een meerdaagse workshop inplannen? In het volgende artikel wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen: Hoe plan ik een meerdaagse workshop in?.

Workshop delen op je website of via de mail

Klik op de workshop in de agenda.
Klik op 'Wijzig'.
Vink 'Workshop delen' aan en stel het maximum aantal deelnemers in.
Vink 'Gebruik wachtlijst als workshop vol is' aan als je wil dat deelnemers zich op de wachtlijst kunnen inschrijven als het maximum aantal inschrijvingen bereikt is.
Deze link is een inschrijflink voor alleen deze workshop. Met de optie 'Inschrijven kan alleen via directe link' is de workshop ook alleen zichtbaar via deze link, niet meer via de inschrijfpagina voor alle workshops.
De link naar de inschrijfpagina voor alle workshops kun je vinden in: Instellingen > Agenda > Online plannen & verzetten > Workshops delen > Link naar online inschrijven.
Deel de link op je website, e-mail of nieuwsbrief zodat cliënten zich in kunnen schrijven.

Inschrijvingen bevestigen / afzeggen / deelnemers beheren

Inschrijvingen bevestigen

Bij een nieuwe inschrijving krijg je een notificatie in MijnDiAd. Door deze aan te klikken kom je in het workshop-scherm.
In het scherm van de workshop kun je vervolgens bij de nieuwe deelnemer klikken op 'Bevestigen'.
Vervolgens selecteer je de cliënt, of voeg je een nieuwe cliënt toe.
Klik op 'Bevestig' om de inschrijving te bevestigen.

Workshop uitschrijving/annulering door cliënt

Ook is het mogelijk je cliënten hun inschrijving op de workshop te laten annuleren. Dit stel je als volgt in:

Ga naar Instellingen --> Online plannen & verzetten --> tab 'Workshops delen' en vink 'Deelnemer mag zich uitschrijven voor workshop' aan.
Stel in hoeveel uur vóór de workshop de cliënt/deelnemer zich nog mag uitschrijven.
Bepaal onder 'Actie bij uitschrijven van deelnemer' de gewenste actie.
Ga naar Instellingen --> Communicatie --> E-mail instellingen --> tab Sjablonen.
Klik op 'Wijzig' achter het sjabloon 'Workshop bevestiging inschrijving'
Voeg via '+Gegevens invoegen' --> tab Workshop bevestiging inschrijving --> [link naar uitschrijven workshop] toe door op de knop 'Invoegen' te klikken.
Klik op 'Opslaan'.
Herhaal bovenstaande stap voor de 'Workshop herinnering' en eventueel '2de workshop herinnering', indien je daarin ook de link om uit te schrijven wilt meesturen.

Deelnemers toevoegen/verwijderen uit de workshop

Open de workshop en klik op '+ Deelnemer(s) toevoegen'.
Voeg hier (een) nieuwe deelnemer(s) toe.
Om te verwijderen: klik een deelnemer aan en klik op 'Verwijder deelnemer'.

Deelnemers van de wachtlijst toevoegen aan de workshop

Open de workshop en klik onder de deelnemers op 'Toon wachtlijst inschrijvingen'.
Bevestig de deelnemer door op 'Voeg toe aan deelnemers' te klikken. Als je de deelnemer niet wil toevoegen, klik dan op 'Afwijzen'.

Let op: voor inschrijven op de wachtlijst is geen aanbetaling nodig. Vergeet niet een factuur te sturen naar de deelnemer die je toevoegt vanaf de wachtlijst.

Workshop annuleren

Klik op de blauwe knop 'Wijzig workshop'.
Zet de status op 'Geannuleerd' en klik op 'Opslaan'.
Je kunt nu een annuleringsmail naar alle deelnemers sturen en deze mail eventueel aanpassen.
Vergeet niet eventuele al gemaakte facturen te crediteren indien nodig.

Rapportage van workshops

De workshop heeft 2 rapportages:

Een algemene rapportage over de workshop. Deze kun je invoeren als je de workshop vanuit de agenda opent en dan naar de tab Algemeen gaat.
Een rapportage per cliënt. Deze voer je in door op cliëntnaam te klikken in het Rapportage onderdeel.

Beide rapportages (de groepsrapportage en individuele rapportage) worden in het cliëntdossier opgeslagen.