Videobellen / beeldbellen via MijnDiAd

Lees dit artikel goed door als je gebruik wilt maken van videobellen via MijnDiAd. 

• Videobellen is alleen beschikbaar voor 1-op-1 gesprekken. Je kunt dus niet met meer dan 2 mensen deelnemen aan het gesprek (inclusief de behandelaar/therapeut).
• Je kunt kiezen tussen betalen per minuut of een vast bedrag per maand voor onbeperkt videobellen.
• We maken gebruik van twee externe partijen voor het videocontact. We delen echter (conform de AVG) geen privacygevoelige gegevens met deze partijen en tevens worden de gesprekken niet opgenomen. Je kunt de gesprekken dus ook niet achteraf terugkijken.

Adviezen

1. Gebruik videobellen op je laptop via de browser Google Chrome.
2. Adviseer cliënten ook deel te nemen via een laptop in de browser Google Chrome. Videobellen via iPhones en iPads is ook mogelijk.
3. Meld eventuele problemen zo specifiek mogelijk aan ons:
   1. Wat ging er op welk moment mis?
   2. Wat verwachtte je dat er zou moeten gebeuren, wat gebeurde er in plaats daarvan?
   3. Stuur ook eventuele foutmeldingen en indien mogelijk screenshots. Op die manier kunnen we problemen sneller oplossen.
4. Voor de videobellen Onbeperkt module hebben we ook nog een hardware test beschikbaar via https://videobellen.mijndiad.nl/hardwaretest

Videobellen instellen

1. Activeer de gewenste module via Instellingen > Abonnement / Modules > Modules. Kies voor "Videobellen (naar gebruik)" of "Videobellen (onbeperkt)".
2. Per afspraaktype kun je instellen of het een videoconsult is. Klik op Instellingen > Afspraaktypes / Trajecten > Afspraaktypes.
3. Klik op "+ Afspraaktype toevoegen". Volg de stappen en zet in de laatste stap het vinkje "Afspraak is een videoconsult".

4. Klik op 'Wijzig' achter een afspraaktype als je een bestaand afspraaktype wilt omzetten naar een videoconsult. Vervolgens zet je onder het kopje 'Geavanceerd' hetzelfde vinkje aan.

   

5. Klik op "Opslaan".
6. Klik op "Wijzig" achter het zojuist aangemaakte afspraaktype en klik op de tab "Communicatie".
7. Klik op "Wijzig" achter e-mails waar een vinkje bij staat en controleer de inhoud en pas indien gewenst de inhoud aan.
8. Klik op "Opslaan" en daarna nogmaals op "Opslaan".

Indien je een bestaand afspraaktype omzet naar een videoconsult, vergeet dan niet de afspraakbevestiging en afspraakherinnering te controleren. Deze e-mailsjablonen dienen [link naar videobellen] te bevatten zodat de cliënt een link heeft om het videogesprek te starten.

Cliënt uitnodigen voor videogesprek

1. Open de agenda en klik op de gewenste datum / tijd.
2. Selecteer de cliënt en selecteer het afspraaktype dat je als videoconsult hebt ingesteld.
3. Zorg dat het vinkje "E-mail afspraakbevestiging sturen" aangevinkt staat zodat de cliënt de link heeft om het videogesprek te starten.
4. Klik op "Opslaan" om de afspraak te plannen en de afspraakbevestiging met daarin de link voor het videobellen te versturen.

Videogesprek starten / beëindigen

1. Open het consult vanuit de agenda.

2. Klik op het afgesproken tijdstip op "Start videogesprek".

   

3. Wacht tot de cliënt deelneemt (cliënt klikt hiervoor op de link in de afspraakbevestiging). De verbinding wordt automatisch gestart.
4. Als het gesprek klaar is, klik op "Beëindig gesprek".

Consult omzetten naar een videogesprek

1. Open het geplande consult vanuit de agenda.
2. Klik op "Wijzig consult".
3. Selecteer het afspraaktype dat staat ingesteld op videogesprek.
4. Klik op "Verstuur e-mail" om daarna "Afspraakbevestiging" om de cliënt een e-mail te sturen met de link om het videogesprek te starten.
5. Klik op het afgesproken tijdstip op 'Start videogesprek'.

Videoconsult tips

1. Zorg dat je een rustige plek hebt om de videoconsulten te doen. Als je laptop / tablet geen goede microfoon heeft, gebruik een headset.
2. Voor videoconsulten zijn naast MijnDiAd videobellen diverse oplossingen beschikbaar. WhatsApp en Skype zijn in verband met de AVG eigenlijk niet aan te bevelen. Als je deze oplossingen wel gebruikt, zorg dan dat je cliënten informeert en akkoord laat gaan met het gebruik van deze software.
3. Blijf kalm als het videobellen niet direct werkt. Start het videoconsult een keer opnieuw en lukt het echt niet, maak er een telefonisch consult van.

Kosten voor videobellen

Er zijn binnen MijnDiAd twee modules voor videobellen: betalen naar gebruik en onbeperkt voor een vast bedrag per maand/per gelijktijdige gebruiker. Er dient een keuze gemaakt te worden voor één van de modules.

Betalen naar gebruik

1. De tarieven zijn gebaseerd op daadwerkelijk gebruik. Bij geen gebruik zijn er geen kosten.
2. De tarieven zijn als volgt opgebouwd:
   1. € 0,015 per persoon in het gesprek per minuut.
   2. Dit betekent bij een 1 op 1 gesprek: € 0,03 per minuut = € 1,80 per uur.
3. Via Instellingen > Abonnement / Modules kun je het aantal gebruikte videobelminuten inzien in de huidige kalendermaand. Omdat het tarief per persoon is, zie je bij een gesprek van 15 minuten 30 videobelminuten (2 personen × 15 minuten).

Onbeperkt

1. Je betaalt een vast bedrag van € 10 per maand per gelijktijdige gebruiker.
2. Gelijktijdige gebruikers: Wanneer je met meerdere therapeuten werkt kan het voorkomen dat verschillende therapeuten tegelijkertijd met verschillende cliënten moeten kunnen videobellen. In dat geval kun je het aantal gelijktijdige gebruikers ophogen via Instellingen > Abonnement / Modules > Modules. Wanneer video-consulten nooit tegelijkertijd zijn in je praktijk, dan kun je deze gebruikers op 1 laten staan.

Genoemde bedragen zijn exclusief BTW.