Abonnementen factureren

Facturatie abonnementen

• De abonnementen worden per maand gefactureerd.
• Je stelt zelf de naam, tarief, BTW percentage en factuursjabloon in.
• Standaard wordt op de 1e van de kalendermaand om 8.30 uur automatisch de betreffende maand gefactureerd. Dus op 1 april worden de facturen voor het abonnement in april aangemaakt en verstuurd. Je kunt zelf een andere facturatiedag instellen bij het activeren van een abonnement.
• Indien je een andere facturatiedag instelt, is dat ook de dag waarop het abonnement start.
• De facturen voor de abonnementen kunnen op verschillende manier betaald worden:
  • Via een overboeking.
  • Via automatische incasso. Hiervoor heb je een koppeling met Mollie nodig (zie voor meer info: iDEAL betalingen). Zorg dat bij Betaalmethodes in Mollie ook 'SEPA-incasso' is ingeschakeld.
  • Via een QR-code op de factuur. Voor deze optie is ook de koppeling met Mollie nodig.

Abonnementen instellen

Je start met het aanmaken van de verschillende soorten abonnementen die je aanbiedt.

1. Klik op Instellingen --> Financieel --> Facturatie / Betalingen.
2. Klik rechts op Abonnementen en dan op knop 'Abonnement toevoegen'.
3. Geef het abonnement een naam, tarief, BTW percentage en factuursjabloon.
4. Klik op 'Opslaan'.

Abonnement activeren in cliëntdossier

1. Open het cliëntdossier van de cliënt voor wie je het abonnement wilt activeren.

2. Klik bovenin op de tab Financieel en klik dan op Abonnementen.

   

3. Voeg daarna het abonnement toe via 'Abonnement toevoegen'.

4. Stel de startmaand in. Wanneer je de huidige maand kiest zal de facturatiedag standaard de volgende dag zijn.

   Bij een maand in de toekomst zal dat standaard de 1e dag van de maand zijn.

   

5. Selecteer optioneel een eindmaand voor het abonnement en klik daarna op 'Opslaan'. LET OP: in de eindmaand van het abonnement wordt geen factuur meer verstuurd. Als je dus bijvoorbeeld een abonnement wilt instellen voor een jaar met de begindatum 9 april 2024, dan stel je als einddatum april 2025 in. De laatste factuur voor dit abonnement wordt dan verstuurd in maart 2025, voor de periode van 9 maart tot en met 8 april 2025.
6. Vanaf nu zal het abonnement automatisch gefactureerd worden (in dit voorbeeld wordt de eerste factuur aangemaakt op 9 april om 8.30 uur. De cliënt zal dan de factuur ontvangen voor de periode 9 april t/m 8 mei).

Abonnement van cliënt beëindigen

1. Open het cliëntdossier van de cliënt waarvoor je het abonnement wilt beëindigen.
2. Klik bovenin op de tab Financieel en klik dan op Abonnementen.
3. Klik op Wijzig bij het abonnement dat beëindigd moet worden.
4. Voer de laatste maand in bij 'Einde abonnement' en klik 'Opslaan'.

Als het abonnement in mei eindigt, wordt er in mei geen factuur meer gestuurd.

Automatische incasso bij cliënt activeren

Als je gebruik maakt van de Mollie koppeling, dan kun je de abonnementsfactuur automatisch laten incasseren. 

1. Maak je nog geen gebruik van Mollie, volg dan eerst de stappen in het volgende artikel: iDEAL betalingen. Zorg dat bij Betaalmethodes in Mollie ook SEPA-incasso is ingeschakeld.
2. Open het cliëntdossier van de cliënt waarvoor je automatische incasso wilt activeren.
3. Klik bovenin op de tab Financieel en klik dan op Automatisch incasso.
4. Vervolgens kies je een van deze twee mogelijkheden:      
   1. Verstuur uitnodiging. De cliënt kan dan via een link zijn machtiging doorgeven.

   2. Klik op 'Handmatig instellen' als je de machtiging voor de incasso op een andere manier hebt ontvangen. In dat geval vul je zelf het IBAN nummer in waarvan geïncasseerd mag worden.

      

5. Zodra voor de cliënt de machtiging actief is zal de abonnementsfactuur automatisch geïncasseerd worden via Mollie.

Kosten gebruik abonnementen

1. Elke abonnementsfactuur wordt als 1 consultuur berekend voor de maandelijkse abonnementskosten van MijnDiAd.
2. Indien je gebruikt maakt van automatische incasso betaal je de kosten aan Mollie + €0,12 ex BTW per transactie aan MijnDiAd.