Kan ik cliënten zelf hun gegevens laten invoeren?

Je kunt nieuwe cliënten uitnodigen om zelf hun gegevens in te vullen. Dit kan op twee manieren:

Via het Cliënten overzicht

Klik links in het menu op "Cliënten".
Klik op "Cliënt uitnodigen".
Vul in ieder geval de achternaam en het e-mailadres van de cliënt in en klik op "Opslaan".
De cliënt ontvangt nu een e-mail met een link. Als de cliënt op de link klikt kan deze zijn gegevens invullen. Via de link kan ook direct het gekoppelde formulier worden ingevuld (indien deze is toegevoegd).
Nadat de cliënt de gegevens heeft ingevoerd ontvang je een notificatie.
Klik op de link in de e-mail of klik op het belletje. Je komt nu in het cliëntscherm waarin je de ingevoerde gegevens kunt controleren.
Klik vervolgens op "Opslaan" om de ingevulde gegevens in het cliëntdossier op te slaan.

Via de agenda

Klik op de plek in de agenda waar je de eerste afspraak met de cliënt inplant.
Klik op de + bij het veld "Cliënt".
Vul de cliëntgegevens in en klik op "Opslaan".
Kies het juiste afspraaktype en klik op "Opslaan".

De afspraak is toegevoegd en de cliënt is uitgenodigd om gegevens in te vullen.

Een bestaande cliënt uitnodigen

Het is ook mogelijk om een cliënt die al in MijnDiAd staat uit te nodigen. Op die manier kunnen de gegevens compleet gemaakt worden.

Open het cliëntdossier (zoek linksboven, of klik links in het menu op 'Cliënten' en vervolgens op 'Tonen').
Klik op het pijltje naast de knop "Wijzig".
Klik op "Uitnodiging sturen om gegevens aan te vullen"
Pas indien gewenst de e-mail aan en klik op "Versturen"

De cliënt ontvangt nu een e-mail met een link om de gegevens in te vullen.

Gegevens automatisch accepteren

Nadat de cliënt de gegevens heeft ingevuld, dien je deze standaard nog te controleren. Indien je de gegevens automatisch wilt accepteren ga je als volgt te werk:

Klik op Instellingen > Cliënt instellingen.
Klik rechts op de tab "Gegevens aanvullen".
Vink "Door de cliënt ingevoerde gegevens zonder controle opslaan in MijnDiAd" aan.

Vanaf nu zullen de gegevens die de cliënt invoert direct in het dossier worden opgeslagen, zonder extra controle door een gebruiker in MijnDiAd.

Herinnering sturen als gegevens niet aangevuld worden

Als een cliënt is uitgenodigd om de gegevens aan te vullen en de cliënt doet dit niet binnen een aantal dagen, dan kun je automatisch een herinneringsmail laten sturen.

Klik op Instellingen > E-mail instellingen.
Klik rechts op "Herinneringen / Bevestigingen".
Vink "Verstuur herinnering voor aanvullen gegevens en invullen formulier" aan en stel in na hoeveel dagen de herinnering verstuurd moet worden.
De inhoud van de e-mail kun je aanpassen door te klikken op 'Sjablonen'.

In bulk bestaande cliënten uitnodigen

Het is mogelijk om in bulk geselecteerde cliënten een uitnodiging om gegevens aan te vullen te versturen.

Ga naar "Cliënten".
Klik op de knop met drie puntjes en een pijltje (rechts bovenin).
Zet "Bulk opties" aan.
Selecteer de cliënten die je uit wilt nodigen en kies bovenaan "Verstuur uitnodigingsmail gegevens aanvullen".
Pas eventueel (de tekst van) de mail aan en verstuur deze.