Communicatie met cliënt vastleggen in cliëntdossier

Onder de tab Communicatie in het cliëntdossier kun je alle communicatie met een cliënt vastleggen. We onderscheiden de volgende soorten communicatie:

Verzonden e-mails
Beveiligde berichten
SMS berichten
Inkomende contacten (zoals relevante e-mails of WhatsApp contact)

Communicatie inzien

Open het cliëntdossier of open een consult.
Klik onderin op de tab Communicatie.
Hier zie je alle verzonden e-mails, beveiligde berichten en SMS-berichten. Klik op 'Open' om een e-mail, bericht of SMS te bekijken.

Losse e-mail versturen

LET OP: Er wordt een 'gewone' e-mail verstuurd. Deze optie is niet geschikt voor het versturen van privacygevoelige informatie.

Klik in het dossier bij het tabje Communicatie aan de rechterkant op de groene knop '+ Verstuur' --> E-mail.
Vul het Onderwerp in en stel de e-mail op.
Voeg eventueel bijlagen toe via de knop Bijlage.
Klik op 'Verzenden' om de e-mail te versturen.

E-mail sjablonen aanmaken

Je kunt zelf e-mailsjablonen aanmaken zodat je snel standaard e-mails kunt versturen:

Klik op Instellingen > Algemeen > Sjablonen.
Klik aan de rechterkant op 'E-mail sjablonen'.
Klik op de knop 'Sjabloon toevoegen'.
Voer het onderwerp in en maak het e-mailsjabloon. Je kunt optioneel ook formulieren koppelen zodat de cliënt vanuit de e-mail een formulier kan invullen.
Druk op "Opslaan".

E-mail op basis van een sjabloon versturen

Zorg dat je een of meerdere e-mailsjablonen hebt aangemaakt (zie vorige kopje).
Open een cliëntdossier --> tab Communicatie.
Klik op de groene knop '+ Verstuur' --> E-mail.
Selecteer het sjabloon.
Pas de inhoud van de e-mail eventueel aan en klik op 'Verzenden' om de mail te versturen.

Inkomend contact vastleggen

Naast alle uitgaande communicatie kun je ook de inkomende contacten onder het tabje Communicatie vastleggen.

Open een cliëntdossier --> tab Communicatie.
Klik op de knop 'Inkomend contact'.
Voer de velden in en klik op "Opslaan".

Om de reacties van cliënten op de mails die je naar hen verstuurt nog makkelijker te kunnen koppelen aan hun dossier, kun je ook gebruikmaken van de digitale brievenbus-functie in MijnDiAd. Meer hierover kun je hier lezen: Digitale brievenbus

SMS versturen

Indien je de optie SMS hebt ingeschakeld kun je vanuit het cliëntdossier een SMS bericht versturen.

Activeer het versturen van SMS berichten en ga akkoord met de kosten via Instellingen > Communicatie > SMS instellingen.
Schakel SMS in en ga akkoord met de kosten. Vink daarna 'Versturen van SMS berichten vanuit dossier toestaan' aan.
Om de cliënt een SMS bericht te sturen: open het cliëntdossier.
Klik onderin op de tab Communicatie --> '+ Verstuur' --> 'SMS bericht'.
Stel het bericht op en verstuur het bericht met de Verstuur knop