Mijn factuur is afgekeurd door de zorgverzekeraar, hoe kan ik een goede nieuwe factuur maken?

Indien er niet voldoende of verkeerde informatie op de factuur staat, kan een factuur afgewezen worden door de zorgverzekeraar van de cliënt. In dit artikel lees je hoe je kunt zorgen dat de juiste informatie op de factuur staat.

Wat er precies op de factuur moet staan kan per beroepsgroep verschillen. Neem contact op met je beroepsvereniging om na te vragen welke informatie er op jouw facturen hoort te staan.

AGB codes en BIG nummer

Als zorgverlener heb je over het algemeen 2 AGB codes. Een persoonlijke AGB code en een AGB code van de praktijk. Een praktijk met meerdere gebruikers heeft één praktijk AGB code en per zorgverlener een persoonlijke AGB code. Indien je BIG geregistreerd bent, heb je ook een persoonlijk BIG nummer. Hier kun je lezen hoe je dit kunt instellen.

Prestatiecode

Elk consult/behandeltype heeft een eigen prestatiecode. In MijnDiAd kun je de prestatiecode van een afspraak instellen bij het bijbehorende afspraaktype. Dat kun je hier lezen.

In MijnDiAd staan prestatiecodelijsten van meerdere sectoren. Je kunt in het veld Prestatiecode zoeken op code of omschrijving door te typen. Dan kun je het goede resultaat aanklikken om deze te gebruiken.

Logo's en lidnummers beroepsverenigingen

In het factuursjabloon kun je logo's van beroepsverenigingen toevoegen en hier een lidnummer bij vermelden.

1. Ga naar Instellingen > Algemeen > Sjablonen > Factuursjablonen.
2. Klik op Wijzig bij het factuursjabloon.
3. Ga naar Logo's aangesloten organisaties.
4. Zoek op een beroepsvereniging om een logo te kunnen toevoegen.
5. Vul een lidnummer in bij het bijschrift (optioneel).
6. Klik op Opslaan.

Cliëntgegevens op de factuur

Welke cliëntgegevens op de factuur komen kun je ook instellen bij het factuursjabloon. Denk bijvoorbeeld aan geboortedatum, zorgverzekeraar, polisnummer en de UZOVI code van de zorgverzekeraar.

1. Ga naar Instellingen > Algemeen > Sjablonen > Factuursjablonen.
2. Klik op Wijzig bij het factuursjabloon.
3. Ga naar Cliëntgegevens.
4. Vink de gewenste gegevens aan in de kolom Cliëntfacturen.

5. Druk op Opslaan.

   

Extra gegevens voor de GDS801 declaratiestandaard

Voor een aantal groepen paramedici geldt de GDS801 declaratiestandaard. Daar wordt een vaste factuur opmaak gebruikt en staan er extra gegevens op de factuur zoals een zorgtrajectnummer, diagnosecode en aanspraakcode. Meer uitleg over de GDS801 standaard en het instellen van MijnDiAd kun je hier vinden.

De meeste extra informatie op een GDS factuur kun je bij de betreffende klacht in het dossier wijzigen:

1. Open de cliënt.
2. Ga rechtsboven naar het tabje Consulten.
3. Klik op Klachten.
4. Klik op Wijzig bij de betreffende klacht.
5. Wijzig de foutieve gegevens of vul aanvullende gegevens in.

6. Klik op Opslaan.

   

Regelmatig voorkomende fouten

• De factuurdatum mag niet voor de behandeldatum liggen. Je kunt de factuur dus pas op de dag van het consult of later aanmaken. Indien je wel vooruit betaald wilt krijgen kun je werken met aanbetalingen of vouchers.
• Bij de afspraak wordt niet het goede factuursjabloon gebruikt: Controleer of het goede factuursjabloon staat ingesteld bij het bijbehorende afspraaktype. Dat kun je hier terugvinden bij het kopje Factuursjabloon instellen per afspraaktype.
• De verzekering gegevens van de cliënt staan niet op de factuur. Zie Zorgverzekering gegevens bijhouden voor meer informatie.
• (GDS801) Een behandeldatum ('begindatum') op de factuur mag niet voor de startdatum van het zorgtraject liggen. Pas dan de startdatum aan in de bijbehorende klacht.

• (GDS801) Het consult is niet aan een klacht gekoppeld, of niet aan de juiste klacht gekoppeld. Open dan het consult en klik op de 'Wijzig' knop. Kies een klacht en klik op Opslaan.

  

• (GDS801) Er mogen niet meer dan 2 prestaties op 1 factuurregel staan. Per factuurregel mag je maar 1 prestatie met 1 prestatiecode gebruiken. Bij meerdere prestatiecodes kun je meerdere afspraken inplannen met meerdere afspraaktypes. Deze afspraken kun je dan samen op de factuur zetten.
• (GDS801) AGB code van behandelaar staat niet op de factuurregel. Zorg dat je de AGB-code bij de gebruiker instelt, zodat deze op de juiste plek op de factuur komt.

Een nieuwe factuur maken

Nadat je hebt gezorgd dat de informatie klopt, kun je een nieuwe factuur maken. Begin met het crediteren van de onjuiste factuur.

Zo klopt je omzet weer. Na het crediteren komt het consult weer vrij om opnieuw te factureren. Dit kun je dan doen zoals je gewend bent. Controleer de voorbeeldfactuur om te kijken of deze nu wel klopt en maak de factuur definitief.